教育研究グループ支援（研究成果報告）

業務改善研究グループ

研究テーマ

• 多くの教員が関与する業務において、その作業工程を分析し、ICTによる業務の自動化を積極的に取り入れることにより、業務軽減を図る。

研究期間：令和2年4月1日 から 令和3年3月31日まで

研究結果の概要

既存のデータベースの改良、再開発

業務で使用している既存のデータベースは、必要な機能をその都度追加していったため、データベースの構造が複雑化し、メンテナンス性が大幅に低下していた。そこで、これまで実装してきたデータベースの機能を整理し、同等の機能をよりシンプルな構造で実現するための再開発を行った。
幼児・児童・生徒の基本情報を一元管理するデータベースとして「幼児児童生徒基本情報」データベース作成した。このデータベースを中核として、各業務に関する支援を行うデータベースを個別に作成することにした。各業務において児童・生徒の基本情報を参照する際は、リンクテーブルとして取り込んだ「幼児児童生徒基本情報」のテーブル「T_児童生徒基本情報」を参照することとした。
業務ごとのデータベースの分割により、データーベースファイル（テーブル、クエリ、フォーム、レポート）の肥大化、複雑化を防止し、デバッグや改良の際のメンテナンス性向上を図ることが出来た。

新たなICT化の検討

高等部入学相談に係る事前相談業務のうち実施日時について、保護者の希望を集約し、実施日時を割り振る業務が非常に煩雑であるため、ICT化を図ることを検討した。
ICT化にあたっては、作業の工程を分析し、同様の作業をPC上でできる手だてを考え、設計を行った。その結果、本業務に関しては、データベースではなく、Excelを使用した方が効果的であると考えた。ICT化による業務改善を図る際に重要な要素として、作業内容を丁寧に抽出し、分析した工程からPCによる作業に置き換え効率化を図ることが出来る作業を適切に見極めることが重要であることが明確となった。

その他の試

関係機関の所属、氏名、住所などのデータから、案内状送付時に使用する「宛名ラベル」、来校時の「靴箱表示」、卒業式、入学式の際に来賓控室の机上に飾るテーブルシートなどを簡単に作成できるようにした。基本となるデータを入力しておけば、印刷に必要なデータを選択するだけで、その都度情報を入力することなく必要な印刷物が整うため、業務の省力化が可能となった。